Un séminaire d’entreprise est un rassemblement professionnel perçu comme un outil de communication qui contribue aux échanges entre les collaborateurs. C’est l’occasion idéale pour présenter entre autres le bilan, lancer un nouveau projet, fixer les prochains objectifs ou encore renforcer l’esprit d’équipe. Pour mettre en place une organisation de séminaire d’entreprise, voici comment vous devez procéder.
Définir en amont le but du séminaire
La toute première étape pour une organisation séminaire d’entreprise est la définition en amont des objectifs du séminaire. Il s’agit de déterminer les raisons pour lesquelles vous comptez mettre en place cet événement en précisant la thématique de la rencontre. Vous devez situer les participants en leur donnant une idée sur les points clés lors du séminaire et spécifier si ce sera un séminaire :
- de formation,
- de motivation,
- de réflexion,
- de team building
- d’intégration de nouvelles recrues.
La liste n’est bien évidemment pas exhaustive, mais vous l’aurez compris, il faudra lister les enjeux afin de mieux orienter vos collaborateurs.
Choisir l’emplacement et la date
Pour une bonne organisation séminaire d’entreprise, il est plus que normal de choisir le lieu de même que la date de l’événement. Concernant l’emplacement de la rencontre professionnelle, vous devrez tenir compte d’un certain nombre de critères afin de faire un choix judicieux. Il s’agit notamment de la capacité d’accueil du lieu, de la facilité d’accès, de l’aspect et de la présence des commodités comme les équipements audiovisuels. Au regard du nombre de participants, choisissez un emplacement adéquat, pas trop grand (car ce sera vide) ni pas trop petit (ce sera inconfortable).
En ce qui concerne la date, vous devez veiller à ce qu’elle ne compromette pas la disponibilité de vos collaborateurs. Il est déconseillé d’opter pour une échéance coïncidant avec les manifestations nationales, d’éviter la période des vacances scolaires et les week-ends de pont. Quoi qu’il en soit, assurez-vous d’informer chaque participant sur la date le plus tôt possible pour que chacun puisse s’organiser.
Établir le budget de l’événement
Nul besoin de vous rappeler que le budget est un élément essentiel qui permet d’allouer les moyens nécessaires pour le séminaire. Vous devez donc l’établir en tenant compte non seulement des aspects mentionnés plus haut, mais aussi des contraintes internes de votre entreprise. Autrement dit, il s’agit de vérifier si les moyens dont la société dispose peuvent permettre d’organiser un séminaire dans les conditions voulues. Le but est de procéder de sorte à obtenir un excellent rapport moyens déployés-réussite du projet. Vous pouvez entre autres vous baser sur le nombre de participants, la durée du séminaire, la location de certains équipements et du déplacement. Toutefois, il convient de souligner que vous devez laisser une marge avoisinant 10 % sur le budget afin de pallier tout imprévu.
Élaborer le planning du séminaire
Pour une meilleure coordination et une organisation efficace, il convient d’élaborer le planning du séminaire et que chaque participant puisse le recevoir à temps. Les invités doivent avoir une idée précise sur le déroulement de la rencontre, depuis l’ouverture jusqu’à la clôture de la séance. Votre planning doit donc contenir les heures de conférences et des activités, le délai des pauses (déjeuners, collations), les conférenciers et les guides. Assurez-vous que votre feuille de route soit fluide afin que le déroulé se passe sans surprise et que chacun ait connaissance de ses obligations.
