Les entités organisées, qu’elles soient issues du secteur privé ou public, produisent et gèrent des documents en lien avec leur activité. Dans un souci de mémoire, d’organisation professionnelle ainsi que pour répondre aux contraintes légales, les documents professionnels sont conservés et archivés selon des règles et des processus qui peuvent différer.
Les entités professionnelles considèrent trop souvent, à tort, que la mission d’archivage se limite à un simple stockage des documents et traite la gestion des documents comme une action périphérique à leur cœur de métier. Il s’agit d’une erreur qui peut pénaliser l’organisme dans sa gouvernance et l’insécuriser sur le volet juridique.
L’archivage des documents professionnels doit donc s’appréhender comme une mission essentielle, au même titre que la tenue des comptes financiers ou le respect du droit du travail par exemple.
Dans cet article, il s’agit donc de revenir sur les méthodes pour archiver au mieux les documents professionnels et éviter des désagréments qui peuvent coûter cher, au niveau financier et de la crédibilité, pour l’entité concernée.
Ainsi, il convient de revenir sur le cadre réglementaire et légal qui encadre l’ensemble du processus d’archivage et ce, de plusieurs manières :
– Le Livre II du Code du Patrimoine de 2004 (et anciennement par la loi 79-18 du 3 janvier 1979) définit la notion d’archive comme étant tout document, édité sur un support matériel ou immatériel (à travers le numérique) et qui comporte une date ainsi que des informations. La définition de l’archive fait également mention du lieu dans lequel elle est conservée.
– Les articles 1927 jusqu’à 1946 du Code Civil de mars 1804 définissent la notion de « dépôt » entendu comme un lieu où sont conservés, à l’identique et en toute sécurité, des biens, que ce soit des documents ou des marchandises. Ces articles encadrent autant la sécurité matérielle (contre les dégradations liées aux intempéries par exemple) que la sécurité des données (pour protéger la confidentialité de certaines informations).
– L’article 1379 du Code Civil dont l’insertion date du 10 février 2016, institue une équivalence totale entre un document sur un support papier et un document électronique. Cet article permet de prendre en compte les évolutions professionnelles et l’usage grandissant du numérique.
– La loi du 13 mars 2000 définit les contours de la dématérialisation des documents et ce que doit comporter les documents électroniques copiés pour qu’ils soient jugés valides.
– La loi du 6 janvier 1978 protège l’ensemble de ces données par la création de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) qui a pour mission de faire respecter des règles en matières de vie privée et de collecte d’informations personnelles. Actuellement, toute entreprise qui collecte des données personnelles sur sa clientèle ou sur ses prospects doit faire une déclaration à la CNIL.
– L’article 1367 du Code Civil encadre le processus de signature électronique en créant l’obligation de disposer d’un Certificat Électronique (délivré par des organismes agréés par l’État) pour pouvoir signer des documents en toute légalité. Cela permet d’éviter la falsification de certains documents où certains useraient de façon malveillante d’une signature scannée qui n’est pas la leur.
Par ailleurs, l’État fixe les durées minimales obligatoires de conservation de certains documents fiscaux et sociaux (tels que les avis d’imposition, les bulletins de paie, les états comptables, les factures, etc.).
A partir de ce contexte juridique, il convient de définir les meilleures manières d’archiver les documents professionnels d’une entité. Dans cette optique, la connaissance des normes professionnelles encadrant les missions d’archivage apparaît comme essentielle pour appréhender au mieux cette mission.
Nous pouvons évoquer la norme dite ISO 15489-1:2016 qui définit les méthodologies efficaces pour gérer les documents d’activité. Cette norme traite de plusieurs sujets dont les données physiques et numériques, les responsabilités et les formations nécessaires au bon déroulé de l’archivage ainsi que les méthodes pour analyser et contrôler. Cette norme s’applique à l’ensemble des secteurs d’activité professionnels.
Cette norme s’inscrit dans ce que l’on appelle le Records Management. Il s’agit d’un terme visant à décrire les nouvelles fonctions de gestion des documents professionnels attachés à un secteur d’activité. Le Records Management pourrait se traduire par le concept de gouvernance documentaire et consiste à évaluer ce qui, dans les documents professionnels, relève de l’utilité courante, de l’utilité ponctuelle ou de la conservation illimitée.
En définitive, penser une politique de Records Management devient indispensable dans un contexte de multiplication des documents, qu’ils soient commerciaux, fiscaux ou sociaux, ainsi que face au développement de formats pluriels pour ces mêmes documents.
Quelles sont les étapes pour archiver au mieux les documents professionnels ?
Vous souhaitez entamer un processus d’archivage optimal pour votre entreprise ou votre organisme public ? Il vous faut alors répondre aux différentes étapes qui suivent :
- Vous devez prendre connaissance des articles de loi énoncés plus haut afin d’être certain d’avoir intégré et assimilé les contraintes juridiques pesant sur cette mission d’archivage. Par ailleurs, une veille réglementaire doit être faite pour s’assurer des évolutions juridiques qui sont fréquentes dans le secteur de l’archivage.
- Vous devez choisir le processus d’archivage en fonction de vos besoins. Souhaitez-vous sécuriser des documents physiques, numériques ou les deux ? En fonction des contraintes qui se posent à vous, vous définirez le format de dépôt voulu. Les secteurs littéraires et culturels ont obligatoirement besoin d’un espace d’archivage physique pour stocker leurs produits alors qu’une société de service peut se contenter d’un espace numérique.
- Vous devez être sûr que la disposition que vous avez choisie garantit une protection efficace et optimale de vos documents. Votre solution d’archivage doit vous prévenir du vol, des dégradations ou de la dégradation naturelle de documents. Par ailleurs, vous devez concevoir votre solution de sorte que les durées minimales de conservation des documents sensibles soient respectées.
- Vous devez organiser votre équipe et vos services pour savoir qui conserve et archive, de quelle manière, avec quelle arborescence. La définition de ces points est primordiale pour éviter des problèmes d’organisation et de gouvernance qui feront perdre du temps et des moyens financiers à l’entité. Vous devez, en outre, définir qui peut accéder à tel ou tel document dans votre organisme car l’archivage ne signifie nullement que tous vos collaborateurs peuvent avoir accès à tous les documents de l’entité.
- Vous devez évaluer vos pratiques professionnelles dans le domaine de l’archivage afin de correspondre aux exigences des normes, certes non obligatoires mais essentielles en termes de crédibilité, évoquées plus haut. A ce titre, la norme concernant le Records Management doit être appliquée avec rigueur.
Il existe des professionnels qui s’occupent spécifiquement de ces missions d’archivage et de protection des documents papiers et numériques d’une entité. Leur savoir-faire et l’expérience accumulée de plusieurs dizaines d’années en font des acteurs qui participent à améliorer les pratiques d’une entreprise ou d’un organisme public. Les études montrent qu’un archivage efficace permet de gagner en productivité, de réduire les coûts d’émission et de gestion des factures et de sécuriser pleinement l’activité réalisée.
La société LOCARCHIVES, existant depuis près de 40 ans, forte de 700 projets réalisés sur les 10 dernières années et première entreprise à avoir obtenu les certifications et normes professionnelles, peut vous appuyer dans votre processus d’archivage. A travers un accompagnement personnalisé et répondant à vos questions et problématiques par des solutions sur mesure, LOCARCHIVES vous permet de réaliser, au mieux, l’archivage de vos documents professionnels.
